GDPR säännöt

Tämä on Chiliveikot ry:n henkilötietolain (10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laadittu 28.01.2021. Viimeisin muutos 05.06.2023

1. Rekisterinpitäjä
   Chiliveikot ry, Huhtasaarentie 130, 08800 Lohja
2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö
   Jani Vikholm, jani.vikholm@gmail.com, 0503499124
3. Rekisterin nimi
   Chiliveikot ry – jäsenrekisteri
4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
   EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on
   
   • Henkilön suostumus jäseneksi liittyessä
   • Laki 11 § (8.5.2020/336) Jäsenluettelo
   • Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on jäsenlistan ylläpito, jäsentiedotteiden ja kokouskutsujen lähetys jäsenille.
   • Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.
5. Rekisterin tietosisältö
   Rekisteriin tallennettavia tarvittavia tietoja ovat: Henkilön nimi, sähköpostiosoite tai puhelinnumero ja kotipaikkakunta. Puhelinnumero on vapaaehtoinen, mikäli henkilö haluaa liittyä yhdistyksen sosiaalisen median palveluihin (WhatsApp). Sähköpostiosoite tai puhelinnumero tallennetaan myös jäsenrekisteriin.
6. Säännönmukaiset tietolähteet
   Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta mm. www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median palvelujen kautta, sopimuksista, asiakastapaamisista ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan.

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
   Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti muille tahoille.
   Tietoja voidaan tarvittaessa siirtää rekisterinpitäjän toimesta myös toiselle suojatulle alustalle tai EU:n tai ETA:n ulkopuolelle suojattuun palvelimeen. Tämmöinen voisi olla esimerkiksi rekisterin ylläpitäjän hyväksynnän takana oleva Chiliveikkojen Google Drive, jossa tiedosto on salasanalla suojattu.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet
   Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain rekisterin ylläpitäjän toimesta. Rekisteriä säilytetään ensisijaisesti salasanalla suojatulla muistitikulla.
9. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista
   Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).
10. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
    Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä ("oikeus tulla unohdetuksi"). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).